INVENT EVENT. В каком формате организовать мероприятие?
В современном мире очень многим приходится не только принимать участие в разного рода мероприятиях, но и организовывать их. Или, по крайней мере, помогать их организовывать.
Многочисленные форматы мероприятий есть для любой, даже самой узкой ситуации, тематики, аудитории, на любой вкус, под любые финансовые и человекоресурсы. Более того — никто не ограничивает вас в том, чтобы придумать свои собственные форматы мероприятия, со своими уникальными правилами.
Создавать свою Вселенную никто не запрещал
ЭКСКУРС по форматам мероприятий
Мне стало интересно, какие из форматов ивентов рулят, какие наименее популярны в нашем обществе, какие дают максимум пользы. Для этого я запустила анонимный опрос.
Спасибо коллегам, среди которых PRщики в NGO`s, пресс-секретари, социологи, активисты, проектные менеджеры, маркетологи, за выделенное время поделиться своим мнением.
В опросе использовался список из таких видов мероприятий:
КОНФЕРЕНЦИЯ
БРИФИНГ
КРУГЛЫЙ СТОЛ
ПРЕСС-ТУР
БИЗНЕС-ЗАВТРАК (УЖИН)
ФОРУМ
СЕМИНАР / ТРЕНИНГ / МАСТЕР-КЛАСС
СЛУШАНИЯ, ПУБЛИЧНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ
OPEN-SPACE
ИНТЕРВЕНЦИЯ (ФОРУМ-ТЕАТР, ФЛАНЁРСТВО, ETC.)
СПРИНТ
ЧЕЛЕНДЖ
ВЕБИНАР
ФЕСТИВАЛЬ
ВЕЧЕРИНКА (неформально), БАНКЕТ, ЦЕРЕМОНИЯ (формально)
КОНЦЕРТ
САММИТ, СИМПОЗИУМ
МАРАФОН
ДЕНЬ ОТКРЫТЫХ ДВЕРЕЙ
КОНГРЕСС
ВСТРЕЧА (ВИЗИТ, ПРИЁМ)
СОВЕЩАНИЕ
ВЫСТАВКА
ПРЕЗЕНТАЦИЯ
ЯРМАРКА
ХАКАТОН
ВОРКШОП
АКЦИЯ
ФЛЕШМОБ
АУКЦИОН
БАЛ
ИГРА, ТУРНИР, СОРЕВНОВАНИЕ
ОБЗОР/ ТЕСТ-ДРАЙВ
ЛЕКЦИЯ
ЭКСКУРСИЯ
ЛАГЕРЬ
ПРОГРАММА
Если что, можно заглянуть в Словарь форм социокультурных мероприятий.
Роза, даже если назвать её ромашкой или табуреткой, останется розой. Поэтому, если вы “НЕ ТАК” назвали свой ивент, это не повод для волнения. Но это может пойти в МАРКЕТИНГОВЫЙ МИНУС.
ЦИФРЫ НЕ ВРУТ
Опрос, который заполняли специалисты, работающие в секторе связей с общественностью, анонимен.
На каких мероприятиях вы бывали?
Лидеры: семинары и тренинги, конференции, круглые столы, Дни открытых дверей, ярмарки, форумы.
Какие мероприятия вы (со)организовывали?
Лидеры: семинары и тренинги, круглые столы, конференции, лекции и фестивали, брифинги и презентации.
Среди опрошенных опыт организации и/или проведения ивентов таких форматов как хакатон, аукцион, саммит или симпозиум, тест-драйв имеют единицы.
Какие из форматов мероприятий понравились вам больше всего, были для вас наиболее интересными и полезными?
Лидерские позиции по-прежнему держат семинары и тренинги, воркшопы, фестивали.
Что может испортить любой ивент? (ваш опыт либо предположения)
(стиль ответов респондентов сохранён)
По вашему мнению, обязательная составляющая успешного интересного ивента это …
(стиль ответов респондентов сохранён)
- четкое понимание организаторами целей, задач и реакции на ивент
- включенность аудитории в процесс, интерактивность
- эмпатичность спикеров
- хорошая организация
- надежные партнеры
- привлечение экспертов, публичных персон
- практическая польза для участников
- качественная организация, максимум практики, конкретная информация без “воды” и та, которую нельзя найти в интернете
- развлекательные элементы (в рамках здравого смысла)
- оригинальность
- лаконичность
- персональный подход к каждому участнику
- качественная реклама для целевой аудитории
- удачная дата и время проведения
- понятная система оплаты
Стойте-стойте! Да, угодить нам непросто… Но попробовать нужно!
Краткие алгоритмы самых популярных форматов ивентов.
Подготовка деловых мероприятий: основные этапы
- постановка цели мероприятия — она определяет масштаб события, круг участников, расходы;
- расчёт и согласование бюджета;
- определение концепции события и разработка плана мероприятий;
- составление графика подготовки, распределение задач;
- информационная поддержка события, рекламная кампания;
- собственно подготовка — аренда помещения, отбор и приглашение участников/спикеров/тренеров, составление развлекательной программы и приглашение артистов, организация питания, обеспечение безопасности гостей;
- техническая подготовка площадки мероприятия;
- встреча и размещение гостей.
План организации и проведения пресс-конференции:
- Формулируется информационный повод мероприятия.
- Подготавливается пресс-релиз.
- Готовятся спикеры и тексты для них, связанные друг с другом и дополняющие подачу информации.
- Формируется пул журналистов, издания которых подходят для представления вашего товара или услуги.
- Рассылается пресс-релиз и реализуется аккредитация журналистов на конференцию
- Арендуется помещение для пресс-конференции и проведения сопутствующих мероприятий, оформляется площадка, довозится необходимое техническое обеспечение.
- Проходит собственно сама пресс-конференция
- Пишется пост-релиз и производится мониторинг опубликованных материалов в прессе.
Идея материала — показать, какое огромное количество вариантов и возможностей форматов мероприятий перед нами.
Дать возможность заглянуть за кулисы и узнать, что думают о мероприятиях те, кто сами их организовывают.
Вдохновить на то, чтобы создавать свою Вселенную людей-пространств-контента.
Изобретать.
Рисковать.
